毎朝その日の計画を立てていると思います。でも、計画通りに進まないことが多いですよね。
突然の電話がかかってきたり、ネットワークの調子が悪かったり、上司から予定外の仕事が入ってきたり、
割り込みの作業が入ってきたりします。
割り込みの仕事は時間を奪われるだけではなくモチベーションも下がります。
モチベーションが下がると仕事の効率が低下して仕事が進まなくなります。
今回はそれに対処する方法として偶然性プランニングについて紹介します。
もくじ
- 仕事が一番進むときはいつか？
- 偶然性プランニングでモチベーションを維持
１．仕事が一番進むときはいつか？
仕事が一番進むときはいつでしょうか？もちろん仕事に集中しているときですよね。
仕事にとりかかったときからだんだんスピードが上がっていって、
だんだん仕事にのってくるとスピードが速くなってきます。車が走るときと同じですよね。
逆に、仕事が進まないときはいつでしょうか？その逆で、別の作業の割り込みが多く入ってくる時です。
割り込みが入ってきた後で、元の仕事に戻っても、すぐに仕事のスピードを取り戻せません。
仕事に集中するまで時間がかかります。だんだんスピードが上がってきて、
また仕事にスピードが出て来たと思ったらまた次の割り込み。。。
それは渋滞中に車を運転していることと同じです。
そして、モチベーションも下がります。モチベーションも仕事効率を進める上で大事です。
モチベーションによりやる気も出てきます。
つまり、仕事効率を上げるには、別の作業の割り込みの無い環境で一つの仕事に集中することです。
在宅勤務でそのような環境ができますが、会社に行っていればなかなかできませんね。
２．偶然性プランニングでモチベーションを維持
では、どうすれば良いでしょうか？偶然性プランニング(contingent planning)を紹介します。
偶然性プランニングとは、事前にどんな仕事の邪魔が入りそうか、そしてどれぐらいの頻度が ありそうかを事前にリスト化しておきます。そして、どのような対処を行えばよいかをその日の 計画に入れておきます。たとえば、今日は午前中にお客さんから電話が入りそうな場合、
あらかじめ回答を用意しておくとか、電話のかかってこない会議室に入っておくとかの対処ができます。
また、別の作業が入りそうな場合、その分の時間を空けておくとか、別の日に変更する案を用意するとか、
予想したことをあらかじめ１日のスケジュールに入れておきます。
事前にそれを予測し、対応したスケジュールを立てておくことで、頭の切り替えがスムーズにできます。
実際に割り込みが入った時にモチベーションがそれほど下がりません。
もし予定外の割り込みが発生した場合、特に、それまで仕事に集中していた場合、
頭の切り替えがスムーズにできません。対処が上手くできないことが多いのです。
そして、モチベーションはかなり下がってきます。
事前に割り込みに対して予測をする、これだけでも割り込みが入った時の
１日の仕事の進み方がずいぶん違ってきます。
まだ、事前に予測することで、その対処も準備しておくことができます。
その場で対応できることで、あとからまた電話したりがない分、仕事のスピードがアップします。
いかがでしたか？「【仕事効率化】偶然性プランニングで仕事に全集中！簡単な方法」
定期的にIT業界について解説していきたいと思います。
